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Minuta 14 giugno 2017

In dettaglio i punti discussi sono stati :

report qualità del periodo (Danilo)
presentazione documento sui problemi presenti nell’ortofrutta (Pietro)
parere di Bazzocchi relativo alla documentazione aggiuntiva richiesta ai produttori, determinazioni in merito (Pietro)
organizzazione dell’archiviazione e della gestione dei documenti aggiuntivi dei fornitori(Pietro)
proposta del panificio Luraschi relativa ad eventuale fornitura di pane (Simona)
varie ed eventuali

report qualità del periodo ( Danilo)
Danilo inizia sul report qualità, nuova grafica e nuova presentazione
Come anticipato nelle riunioni precedenti, hanno quasi terminato la definizione del nuovo modello per le segnalazioni. Questo nuovo formulario sarà più agevole e più "user-friendly" per i referenti della Qualità. Questa nuova procedura è stata a suo tempo presentata a tutti i referenti della Qualità, e partirà in modo ufficiale il 24 giugno prossimo.

A settembre dovrebbe partire, invece, la rilevazione della qualità a partire dal magazzino di Uboldo il venerdì sera, come da presentazione fatta a suo tempo, nel settembre 2016.
A seguire un estratto della presentazione_referenti_qualita_25_09_2016

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presentazione documento sui problemi presenti nell’ortofrutta (Pietro)
Pietro ha presentato un documento che deve essere tenuto come base di partenza sulle segnalazioni. La lista dei prodotti dovrebbe essere completata e verificata periodicamente. Questo documento completo, sarà poi messo nel sito Aequos.

Viene aggiunto un estratto del documento:

Lo scopo di queste linee guida (presenti nel documento completo), è di fornire un supporto ai gas per CONOSCERE più a fondo l’iter che interessa i prodotti che acquistiamo, segnalando una serie di problematiche costanti nel tempo e di accortezze da attuare, in modo tale che ognuno si sappia poi regolare di conseguenza, senza ovviamente voler sminuire le caratteristiche di qualità che debbono avere i prodotti che acquistiamo, per le quali vale sempre la solita raccomandazione ai GAS di incrementare le segnalazioni onde avere riscontri attendibili.

Il documento sarà inoltrato ai gas per commenti, e sarà inserito sia nel nel notiziario, sia sul sito Aequos.
parere di Bazzocchi relativo alla documentazione aggiuntiva richiesta ai produttori, determinazioni in merito (Pietro)
Premessa : durante la procedura di affiliazione al bio, ogni azienda è tenuta a preparare e a presentare al suo Ente certificatore un documento (che ha un nome diverso a seconda dell'ente certificatore) dove il produttore elenca le sue metodologie in linea con i requisiti del biologico che dovrà seguire e si impegna a rispettarle. Per alcuni enti questo documento è "la relazione tecnica". Alla consegna di questa e alla ispezione successiva, l' ente certificatore rilascia due altri documenti : il certificato giustificativo e quello di conformità. A differenza di questi due docuemnti che sono rinnovabili ogni uno o due anni, la relazione tecnica è aggiornata dal produttore qualora cambi metodologie per arrivare al prodotto finale.
Solo dopo questo, l'azienda entra nel circuito del biologico ed è accreditata nel data base SIAN.
Sono trascorsi 8 mesi dalla nostra richiesta, e solo pochi produttori hanno consegnato il documento richiesto, pertando tutti i produttori saranno sollecitati con una richiesta ufficiale tramite mail. Per agevolarli, nella email ci sarà il riferimento normativo del biologico e un formulario di richiesta che il produttore potrà utilizzare per richiederla al suo Ente certificatore.
Se entro il 31 dicembre 2017 non si riceverà la relazione, il produttore sarà escluso dalla lista fornitori Aequos.

Paolo propone di far approvare dal CDA una eventuale esclusione del produttore per avallare tale decisione.
Pietro ribadisce che la scelta potrà essere decisa dal solo tavolo produttori, perché la mancanza di tale documento andrebbe ad invalidare la veridicità della certificazione e, pertanto, lo esclude automaticamente in quanto è previsto dallo statuto Aequos, di non accettare un produttore non certificato.
organizzazione dell’archiviazione e della gestione dei documenti aggiuntivi dei fornitori(Pietro)
E' stato fatto un lavoro di razionalizzazione di tutta la documentazione della certificazione presente attualmente in DROPBOX. Per ogni produttore è stata creata una sotto-cartella, CERTIFICAZIONI, nella quale sono stati spostati documenti quali, documento giustificativo, documento di conformità, documento PAP, relazione tecnica e analisi periodiche latte (dove serve).
Al completamento di tutto questo, tale materiale sarà messo nel sito Aequos in area protetta da password.
Inoltre dato che la gestione della tabella dei nostri fornitori stava diventando eccessiva, si è convenuto di eliminare la colonna dove c' era il link al documento ddella certificazione.
La gestione delle scadenze e/o rinnovi delle certificazioni, viene gestita da Francesco che preparerà il grafico periodicamente da spedire ai componenti del Tavolo Produttori. La certificazione di una nostra azienda sarà inviata a chi la richiede. Contattare Francesco.
Viene allegata la situazione a tutt'oggi.
proposta del panificio Luraschi relativa ad eventuale fornitura di pane (Simona)
Si chiedeva che utilizzasse le farine di Mulino Sobrino con lievito madre panificando il venerdì sera e con tre tipologie di pani.
Il Panificio non è stato disponibile nella panificazione di tre tipologie di pani ma solo per una e con farina doppio zero.
Inoltre trovava difficile la fornitura se non si raggiungeva una quantità minima di 100 kg, e in ogni caso il prezzo risultava eccessivo.
Si è deciso di non proseguire.
varie ed eventuali
- ordine solidale delle caciotte
  Purtroppo il secondo ordine non è andato bene perché c' è stato un calo del 50% rispetto al primo ordine. Nel primo ordine ci sono state spese aggiuntive non previste che sono state assorbite da Aequos. Questo lo sarà anche per il secondo ordine.
  Si proverà a riproporlo a settembre
- miele
  Donatella referente dei produttori di miele Festinalente e Ape Felice, avvisa che quest'anno non ci sarà il miele di acacia.
- ordine erbe aromatiche Ca' dei Fiori
  Il primo ordine è stato esiguo e questo ha coinvolto pesantemente il produttore nel confezionamento dell' ordine per ciascun Gas a seguito di quantitativi per prodotto di una sola unità. A seguito di questo, il Tavolo Produttori ha rinunciato allo sconto (peraltro marginale) per chiedere al produttore la consegna dell'ordine per Gas.
  Nel prossimo ordine si dovrà ordinare un minimo di 3 pezzi per tipo per poter avere lo sconto.
- liste di distribuzione interne
  Anche qui per razionalizzare le attuali lunghe liste di distribuzione nell'area ordini e fatturazione, è stato chiesto ad ogni Gas di consegnare una email "parlante" con la quale si identifica immediatamente il Gas. A tutt'oggi solo 20 Gas hanno risposto.
- evitare di accumulare la consegna di prodotti a rotazione nello stesso giorno
  Paolo ha fatto presente che a tutt'oggi si continua a ricevere aperture di ordini un pò disordinatamente, ha chiesto una migliore gestione.
  Pietro, dal canto suo, ha di nuovo evidenziato che se tutti i referenti si comportassero meglio nella gestione dei loro ordini, questo non succederebbe. Esiste un documento preparato da Pietro nel settembre 2016 (suggerimenti_ai_referenti_per_una_corretta_operativita che purtroppo non viene seguito da tutti.
  
  Si allega un estratto :
  
  Invio ordine ai produttori
  
  Il lunedi mattino si dovranno inviare gli ordini , si accede al sito di AEQUOS , si clicca su inserimento ordine e poi su ordini ( in alto a sin.) . Si valuterà poi dalla schermata proposta se mantenere la medesima impostazione , oppure se apportare delle modifiche nel caso che vi fossero giacenze a magazzino , oppure nel caso dobbiamo ordinare maggiori quantità per tenere delle scorte . Nel caso di prodotti gestiti a magazzino , ciascun referente dovrà farsi carico di gestire il carico –scarico dei propri prodotti , onde poter emettere degli ordini congrui ed equilibrati , in funzione dei consumi medi e delle giacenze.