Minuta 20 settembre 2016

(minuta precedente)

 

Erano presenti alla riunione di Uboldo : Luca, Umberto, Gianni, Gemma, Donatella, Marta, Lucia, Pietro, Francesco, Daniela.

 

Durante l'incontro si sono affrontati una serie di problematiche che si riscontrano nella gestione dei prodotti/produttori, condensate nel documento che viene allegato e che verrà pubblicato sul sito non appena possibile, ovviamente se vi sono osservazioni e/o suggerimenti da apportare fatelo sapere.

 

In dettaglio i punti discussi sono stati :

 

  1. ripassare assieme le modalità operative di inserimento ordini, le tempistiche, e i problemi sorti ultimamente per anomalie presenti nel programma
    Pietro ha consegnato un documento "Suggerimenti ai referenti per una corretta operatività". In questo documento ci sono comportamenti da seguire su diverse attività dei referenti Aequos, come
    • creazione listino settimanale standard
      Per ciascuno di queste attività c'e' stata una forte esposizione di Pietro. In pratica è stato evidenziato che a fronte di un piccolo contributo che tanti danno alla formazione del listino, questo contributo o viene fatto in modo sbagliato o non viene dato nel momento giusto. Sta di fatto che questi errori poi si ripercuotono a catena sino a valle dato che tutte le attività del listino devono essere sincronizzati e incastrati tra di loro. Si è quindi chiesto una maggiore attenzione ed una fattiva collaborazione a tutti i referenti.

       

    • creazione listino prodotti saltuari
      In passato diversi referenti, o per dimenticanza, o per altri motivi, non attivavano i "flags" nei prodotti nei momenti giusti e questo causava un rincorrersi di azioni da parte di Luca, Pietro e Umberto. Si è deciso che da subito, i prodotti che non saranno inseriti nel momento giusto non potranno più essere aggiunti a posteriore.

       

    • inserimento nuovi prodotti/produttori nel portale
      Nel caso di nuovi prodotti di un produttore già presente, un referente deve seguire una lista di azioni che sono elencate nel documento, come anche proposte di nuovi produttori devono prima tassativamente essere discussi nel tavolo dei produttori

       

    • invio ordine al produttore
      Tutti i referenti al lunedì mattina dovranno spedire gli ordini ai relativi produttori. Coloro che gestiscono prodotti in giacenza a magazzino devono organizzarsi per una gestione personale di quanto presente nel magazzino stesso

       

    • info aggiuntiva per i produttori
      Per quei prodotti che arrivano separati per Gas, esempio pecorino, motzeta, ecc, il referente riceve al lunedì mattina (tramite email di Umberto) un file PDF con la lista dell'ordine gas per gas che deve essere spedito insieme al documento attivato (email) dal nostro portale ordini

       

    • documenti esistenti
      Nonostante diversi inviti ad aggiornare i due file presenti su dropbox, questi risultano ancora da aggiornare.
      L' aggiornamento è molto semplice, o usate dropbox installato sul vostro PC, in questo caso lavorerete in locale, e i file saranno aggiornati sul sito dropbox.com in modo automatico, oppure andate sul sito www.dropbox.com e con i vostri dati di accesso potrete modificare (se avete l' accesso) oppure visualizzare le informazioni presenti.

       

      I due file che dovrebbero essere aggiornati sono :
      1. anagrafica produttori, raggiungibile in dropbox/aequos_produttori_e_logistica/produttori/anagrafica_produttori.xls
      2. dati gruppo produttori, raggiungibile in dropbox/aequos_produttori_e_logistica/dati_tavolo_produttori/2016_dati_gas_tavolo_produttori.xls

     

  2. analizzare la situazione attuale relativamente alla gestione dei produttori , valutare i carichi di lavoro ed eventuali proposte migliorative
    Per sollevare il carico di lavoro di Luca, Pietro e Umberto, sono state decise alcune ridistribuzioni di produttori tra i vari referenti e precisamente:

     

    • DONATELLA : Mieli di Ape Felice ( Luca trasmetterà le info necessarie ) e Festinalente ( trasmetterò io le info )
    • DONATELLA : Cavalli ( trasmetterò le info necessarie )
    • GIANNI : Basiglio ( Trasmetterò le info ed emetterò ordine per 2016 , Gianni dovrà inserire solo i flag settimanali e controllare la giacenza a magaz. )
    • SIMONA : Serra di Mezzo ( trasmetterò le info ) La Panetteria ( Luca trasmetterà le info) Desogus ( trasmetterò le info )
    • GEMMA : TORRE COLOMBAIA ( trasmetterò le info ) Taroni (Luca trasmetterà le info )
    • MARTA : D'AMICO ( trasmetterò le info )

     

    Umberto dovrà apportare le necessarie modifiche al portale dell' inserimento delle disponibilità

 

Allegato documento

 

 

Gemma/Pietro/Francesco

 
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